มาเริ่มต้นใช้งานกันดีกว่า
คุณสามารถลงทะเบียน เพื่อใช้งาน Trello ได้ฟรีๆ ด้วยอีเมล เมื่อคุณเข้าสู่เว็บไซต์ของ Trello อาจเลือกดำเนิน การผ่านบัญชี Google หรือ Microsoft หรือจะดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นเพื่อใช้งานบนมือถือ
เมื่อลงทะเบียนเสร็จแล้ว ก็มาเริ่มการใช้งานกันได้เลย
• เมื่อได้ Account ของ Trello มาแล้ว ก็สามารถสร้าง Board งานของเราได้ทันที โดยคลิกที่ Create Board แล้วตั้งชื่อ Title ของ Board นั้น หากมีทีมอยู่แล้วก็เลือกทีมได้ค่ะ ในแต่ละ Board เราสามารถ Set ได้ว่า จะเป็น Private หรือมองเห็นเฉพาะทีม หรือเป็นสาธารณะ (Public)
• คลิกเครื่องหมาย + มุมบนขวามือ เพื่อเชิญ (Invite) สมาชิก หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานในส่วนต่างๆ เข้ามา โดยพิมพ์ e-mail address และชื่อของคนเหล่านั้น
• เข้าไปที่ Board และสร้าง List เพื่อจัดหมวด หรือกลุ่มงานออกเป็นส่วนๆ
• ภายใน List สามารถเพิ่ม Card เพื่อสร้างหัวข้อย่อยของงาน สามารถกรอกรายละเอียดของงานที่ทำได้ในขั้นตอนนี้
• เมื่อต้องกำหนดผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ สามารถลากชื่อ หรือรูปคนๆ นั้น มาวางไว้ใน Card หรือเลือก Change Member เพื่อกำหนดงานให้ทีมงานแต่ละคนก็ได้
• เราจะเปลี่ยนสี หรือรูปภาพ Background ของ Board นั้นก็ได้นะคะ โดยเลือกตัวเลือก Change Background ใน Menu ด้านขวามือได้เลยค่ะ
Trello ยังมีลูกเล่นในเรื่องของการกำหนด หรือแยกประเภทของงาน หรือ List ที่อยู่ใน Board ด้วยการใช้แถบสี และสามารถแนบไฟล์ และใส่สถานะการทำงานแต่ละขั้นตอนไปจนถึงการตรวจสอบ ส่งงาน และปิดบอร์ดเมื่องานเสร็จ
นอกจากนี้ ใน Actions ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ อีก ได้แก่
Move = ย้าย card ไปที่ List อื่นๆ หรือย้ายข้าม Board ไปเลยก็ได้
Copy = ทำสำเนา Card ขึ้นมาอีก 1 Card และมีรายละเอียดต่างๆ เหมือน Card ต้นฉบับ
Subscribe = ลงชื่อไว้เพื่อให้มีการรายงานความเคลื่อนไหวของ Card นี้
Archive = เก็บ Card ไว้ใน Archive (ในกรณีที่ต้องการลบทิ้ง ให้เข้าไปลบที่ Share and More)
Trello ทำให้เรามองเห็น Activity ทุกอย่างที่มีการกระทำลงไปใน Board โดยดูจาก Menu > Activity หากใน Board นั้นมีคนร่วมใช้งานหลายคน ก็จะทำให้เราเห็นได้ทันทีว่า ใครทำอะไรกันอยู่บ้าง
หลังจากที่เริ่มใช้งานมาได้ระยะหนึ่ง ก็พบว่า Trello สามารถช่วยงานได้ในระดับที่น่าพอใจ แต่ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่ในบางเรื่อง เช่น จำนวนผู้ที่เราสามารถดึงเข้ามาร่วมแจมในกลุ่มยังมีจำกัดอยู่เพียงแค่ 10 คน หากเป็นการใช้งานแบบ Free Package แต่ถ้าต้องเป็นแพ็กเก็จแบบเสียเงินก็สามารถเพิ่มจำนวนคนได้ตามที่ต้องการ
สำหรับองค์กรเล็กๆ มีจำนวนคนในหน่วยงานเพียงไมกี่คน ก็ถือว่า Trello ตอบโจทย์การทำงานได้อย่างน่าสนใจ โดยเฉพาะในช่วงที่ COVID-19 ยังคงเป็นวิกฤตใหญ่ของผู้คนในสังคม